Das große Abenteuer des IT-Einkaufs

Oder: Wie die Beschaffung von IT-Systemen und Dienstleistungen zum Alptraum wird.

Kennen sie die Kostentreiber der IT in Ihrem Unternehmen? Es ist das Bündel an konkurrierenden Interessen und Aufgaben, welche die IT so komplex und teuer macht.

Dann sind da noch die operativen IT-Themen, die einem das Leben schon schwer genug machen. Die tägliche Nutzung der IT-Systeme, deren Ausfälle die Anwender manchmal zur Weißglut bringen – aber auch den Betreuer an seine Grenzen bringt.

Hieraus entsteht die Notwendigkeit des Handelns.

Es wird ein Projekt aufgesetzt, um eine neue Technik eines anderen Herstellers oder ein anderes Geschäftsmodell der Informationstechnologie, so etwas wie Outsourcing, umzusetzen.
Einhergehend mit der Verbesserung der IT-Leistungen, wird gleich noch eins draufgepackt – es muss besser und billiger werden. Also entgegen der ökonomischen Gesetzmäßigkeit. Zudem steigt mit jedem Jahr die Integrationstiefe der IT in die Geschäftsprozesse und neue gesetzliche oder von einem Auftraggeber bestimmte Vorschriften kommen hinzu.

Wie ist das alles vereinbar? Im Versuch der IT, den Vorgaben der Geschäftsleitung gerecht zu werden, wird eine Evaluierung gemacht. Das Resultat ist ein Konglomerat von Annahmen und eine Kostenrechnung, die so lange gebogen wird, bis das „Billiger & Besser“ scheinbar erreicht ist.

Nachdem nun die Geschäftsleitung, aufgrund der vorgestellten Annahmen und der Kostenrechnung, das Projekt unter der Prämisse eines meist verkürzten Terminplans zur Umsetzung frei gibt, geht es mit der Projektinitiierung weiter.

Der Einkauf wird eingeschalten, um IT-Systeme (Hard- und Software) und Personal zu beschaffen. Hierbei fordert der Einkauf Spezifikationen für die einzukaufenden Systeme und das zu beschaffende Personal bei der IT an.

Der gesunde Menschenverstand erkennt hier schon den Widerspruch, denn das klassische Feld der Personal- und Fachabteilung, wird plötzlich durch den Einkauf übernommen. Auch ist der Einkauf von Hard- und Software und dem Lizenzmanagement so komplex geworden, dass er vom Einkauf eine Fachlichkeit erfordert, den dieser meist nicht leisten kann.
Im Gegensatz zur Vergangenheit geht heutzutage der Einkauf, legitimiert durch die Geschäftsleitung, in die Führungsverantwortung der Beschaffung. Die Vorgabe der Geschäftsleitung ist klar: „ Geld einsparen“. Der Einkäufer ist meist mit einer Variablen an der Erreichung von Einsparungen beteiligt.

Nun beginnt der eigentliche Alptraum.

Wird der durch den Einkauf erwartete Preisabschlag nicht erreicht, wird an den Funktionsmodulen der Lösung gespart. Dass hierdurch schon zu Beginn des Projektes, der mit der Geschäftsleitung vereinbarte Funktions- und Leistungsumfang beschnitten wird, wird oft erst während der Realisierung klar.
Bei der Beschaffung der externen Unterstützung, wird die Anforderung mit dem „Skill-Profil“ der Mitarbeiter eines Anbieters durch den Einkauf verglichen. Der Einkauf ist im Normalfall nicht in der Lage, die Angaben eines Anbieters bezüglich der Fähigkeiten des angebotenen Personals zu prüfen. So kommt es dazu, dass externes Personal meist nur nach Preis eingekauft wird.

Um es mit den Worten eines IT-Programm Managers zu sagen: „… und mit dem Personal das ich für 40-60 EUR/h bekomme, soll ich meine Projekte in „Time & Budget“ abliefern? Und dann heißt es wieder, die IT ist nicht in der Lage Projekte durchzuführen…..“. Summieren wir nun die einzelnen Ausgangsvoraussetzungen: Zeit, Budget, Personal, Annahmen und das eingekaufte System, so würde kein Verantwortlicher mit gesundem Menschenverstand unter solchen Voraussetzungen ein Projekt starten.
Diese Fehler sind bereits so systemisch, dass in der Regel das IT-Projekt trotz aller negativen Parameter gestartet wird. Es fehlt der Überblick und das Verantwortungsbewusstsein der Beteiligten in der Gesamtheit und es herrschen konkurrierende Interessenslagen.

Dass aus diesen Perspektiven heraus, die meisten IT-Projekte immer länger und teurer werden, muss nicht verwundern. Der erwartete Leistungssprung einer Organisation durch ein neues System tritt nicht ein. Mit viel Kreativität werden diese Projekte im Nachhinein als Erfolg definiert.

Die Lösung ist relativ trivial und liegt in der Besinnung auf unternehmerische Tugenden.

Würden sie als Hersteller eines Produktes, so den Einkauf einer produzierenden Maschine oder einer Fertigungsstraße angehen? Die Informationstechnologie ist heutzutage integraler Bestandteil eines Unternehmens und muss als Teil des Kerngeschäftes gesehen werden. Das heißt, IT ist organisatorisch als auch investitionstechnisch wie ein Teil der Produktion zu sehen.

Ihr unternehmerisches Denken und unsere Erfahrung können aus einem Abenteuer der IT-Beschaffung eine kalkulierbare, und lohnende Investition machen. Es ist Zeit zu handeln um sich mit guten IT-Systemen einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen.